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bsk büro + desinghaus - Creating Rooms of Heart - LogoEffizienter - Flexibler - Desksharing: Was bringt das neue Arbeitsmodell der Zukunft?

Haeder Magazin Desk Sharing

Desk Sharing ist ein neuer Begriff in der Arbeitskultur und bezeichnet ein Konzept von effektiver Teilung von Arbeitsplätzen. Wie das Konzept funktioniert, ob es sich gut für den eigenen Betrieb eignet und welche Vor- und Nachteile es mit sich bringt, wird in diesem Artikel aufgeschlüsselt.Disclaimer: Dieser Artikel ersetzt keinesfalls eine Rechts- oder Unternehmensberatung.

Kategorie: Arbeitskultur

Ein neues Arbeitsmodell im New Work Kosmos

Desk Sharing - Was ist das?

Homeoffice, Telearbeit, New Work - Die Zukunft bringt viele Neuerungen und Veränderungen mit sich, vor allem, was die Arbeitswelt betrifft. Ein neuer Begriff in diesem Kosmos ist “Desk Sharing”. Doch, was ist das eigentlich? 

Kurz und knapp, Desk Sharing wird am häufigsten bei Unternehmen eingesetzt, die über mehr Mitarbeiter als Arbeitsplätze verfügen, bzw weniger Arbeitsplätze stellen, als sie Mitarbeiter haben. So kann ein Arbeitsplatz von verschieden Mitarbeitern genutzt werden.  Dies führt zur Flexibilisierung und regt zu mehr Bewegung im Büro an, was sich natürlich auch positiv auf die Gesundheit auswirkt. Als Vorreiter gelten Google und Facebook, die schon seit geraumer Zeit mit diesem Konzept in ihren Headquarters im Silicon Valley arbeiten.

Ein gutes Konzept braucht Regeln

Um ein funktionierendes Arbeitsplatzmodell mit Desk Sharing zu gewährleisten, müssen klare Regeln aufgestellt werden. Beispiele dafür wären, dass ein Arbeitsplatz nur zum Arbeiten belegt werden darf, nicht zum Essen,Pausen oder ähnlichem. Das erfordert natürlich auch, dass Arbeitnehmer auf persönliche Gegenstände wie Fotos etc. verzichten müssen und das der Arbeitsplatz stets sauber gehalten werden muss. 

Um Stress zu vermeiden und Desk Sharing gut zu organisieren, gibt es verschiedene Modelle, das Konzept zu gestalten. Eine Möglichkeit wäre beispielsweise ein Belegungsplan oder ein Zeitplan, wer wann wo arbeitet. Andere setzen auch auf offene Modelle wie “Wer zuerst kommt, malt zuerst”. 

Wichtig ist, sich auch mit den eigenen Mitarbeitern abzusprechen, und auf deren Wünsche und Bedürfnisse einzugehen. So können Stress-Herde im Vorfeld aus dem Weg geschafft werden und Chaos im Alltag vermieden werden. Trotzdem sollten im Vorfeld Betriebsvereinbarungen vom Arbeitgeber getroffen werden.

In die Waagschale gelegt

Das neue Arbeitsmodell hat viel zu bieten, sowohl für Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer. 

Es ist zum einen eine große Kostenersparnis, da durch weniger Arbeitsplätze natürlich auch weniger Stromkosten anfallen. Das Konzept kann dazu beitragen, die Arbeitsabläufe in Bezug auf Effizienz zu steigern, da die limitierte Zeit am Platz das Bewusstsein dafür erhöht, die begrenzte Zeit optimal zu nutzen. Auch werden die vorhandenen Ressourcen optimal ausgenutzt und es werden zusätzliche Kommunikationsmöglichkeiten durch den Arbeitsplatzwechsel geschaffen. So können sich Projektgruppen besser bilden und es kann eine optimale Ausnutzung von Büroräumen entstehen. Es fördert die Arbeitsatmosphäre und zuletzt wird natürlich auch die Gleichberechtigung der Mitarbeiter positiv beeinflusst, da ein Neid auf ein schöneres Büro oder einen besseren Arbeitsplatz unter Mitarbeitern ausgeschlossen werden kann. 

Natürlich hat das Konzept auch Nachteile. Zum Beispiel kann die tägliche “Suche” nach einem freien Arbeitsplatz bei den Mitarbeitern zu bewusstem oder unterbewussten Stress führen. Daraus folgend kann auch die Mitarbeiterzufriedenheit und die Produktivität leiden, wenn sich Mitarbeiter nicht an die vorgegeben Regeln halten oder ein Arbeitsplatz blockiert wird, ohne dass er zum Arbeiten genutzt wird. Es sollte auch erwähnt werden, dass es durch den Platzwechsel dieser Arbeitsform natürlich auch leicht zu Ablenkung kommen kann, speziell in Großraumbüros. Dies kann allerdings durch eine bessere Arbeitsplatzgestaltung mit Zwischenwänden und Sichtkontrollen vermieden werden. 

Not Everybody's Darling

Desk Sharing ist ein Modell, welches natürlich nicht in jeder Branche umgesetzt werden kann. Um das Bürokonzept sinnvoll und durchdacht nutzen zu können, sollte im Unternehmen vorrangig auf dem digitalen Weg gearbeitet werden und die Mitarbeiter auch mit mobilen Geräten wie einem Laptop ausgestattet sein. Zudem sollte das Unternehmen über einen eigenen Server oder eine interne Cloud verfügen, über die jeder Mitarbeiter bequem und von überall aus Zugriff hat. Dies gewährleistet einen lückenlosen Informationsfluss und Störungen der Büroarbeit können eingespart werden. Außerdem sollte jeder einzelne Büroarbeitsplatz über die gleichen technischen Voraussetzungen verfügen, um eine Konformität zu gewährleisten. Ob es für ein einzelnes Unternehmen geeignet ist, hängt natürlich ganz von den individuellen Umständen und Arbeitsumgebungen einer jeden Firma ab.

Neu = Besser?

Neu heißt nicht immer gut und Neu heißt auch nicht für jeden. Allerdings ist Desksharing ein gutes Arbeitsmodell der Zukunft, dass viele Vorteile mit sich bringt und auch den Arbeitgeber sehr entlasten kann. Es erfordert viel, gibt aber auch viel zurück. So ist vor allem Kollegialität der Kernpunkt des ganzen Modells. Auch Kosteneinsparungen sind ein großes Pro, da so auch ungenutzte Arbeitsplätze vermieden werden. Ob es für das eigene Unternehmen geeignet und auch dort umsetzbar ist, hängt von der individuellen Unternehmenskultur ab. Wichtig ist, ein klares Modell mit einheitlichen Regeln und Vorgaben zu schaffen, von denen sich Mitarbeiter leiten lassen können und die klare Strukturen schaffen.

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