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Activity Based Working: Flexible Büros der Zukunft
Der traditionelle Schreibtischjob gilt als überholt. Mit New Work und verwandten Ideen machen sich neue Konzepte breit, wie moderne Büros und Arbeitsweisen funktionieren. Dazu zählt Activity Based Working (kurz ABW). Hier steht Flexibilität im Fokus: Die Arbeit wird am jeweils zur Tätigkeit passenden Ort ausgeführt – der Raum ordnet sich also Arbeitsart unter. Welche Vorteile ergeben sich daraus und wie lässt sich ABW erfolgreich umsetzen?
Artikelverzeichnis
Was ist Activity Based Working?
Die Grundidee von Activity Based Working als Konzept ist, dass es für jede Aufgabe ein optimales Umfeld gibt. Dafür wird das Büro in verschiedene Zonen eingeteilt – diese setzen sich beispielsweise zusammen aus:
- Stille Zonen für wichtige Telefonate und Fokus-basierte Tasks (beispielsweise Telefonboxen, Homeoffice)
- Verschieden große Gruppenräume als Treffpunkt für Besprechungen in kleinen oder größeren Rahmen
- Offen gestaltete, zur Kommunikation anregende Räume für kreative und kollaborative Arbeiten (zum Beispiel Raum in Raum Lösungen)
- Informelle Räumlichkeiten wie der Kaffeeküche als Platz für den lockeren Austausch unter Mitarbeitern und zur Entspannung zwischendurch
Der Gedanke dahinter ist, dass Mitarbeiter nicht mehr an einem fest zugeteilten Schreibtisch sitzen, sondern je nach Arbeitsphase die entsprechenden Zonen im Unternehmen nutzen.
Activity Based Working: Hintergründe
Sich aus der klassischen, statischen Arbeit an einem Ort zu lösen, ist der Grundgedanke von Activity Based Working. Dass dieses Konzept im Rahmen der Corona-Pandemie einen Aufschwung erlebt hat, ist kein Wunder: So stellt das Homeoffice ein wichtiges Element als Rückzugsort für Aufgaben dar, die fokussiertes Arbeiten erfordern.
Jedoch sollte Konzentrationsarbeit auch im Unternehmen möglich sein: Nicht jeder Mitarbeiter hat am heimischen Schreibtisch den nötigen Platz und die Ruhe, konzentriert zu arbeiten. Auch ruhige Arbeitszonen vor Ort sind daher weiterhin eine wichtige Komponente von Raumkonzepten nach Activity Based Working.
Im Grunde geht es bei ABW auch darum, Angestellte zu ermutigen, die für sie förderlichste Umgebung für einen bestimmten Aufgabentyp zu finden:
- Wo arbeite ich am besten an einem Bericht?
- Welche Umgebung bringt besonders kreative Ideen im Team hervor?
- Welche Tätigkeiten leben von zwischenmenschlichem Kontakt in Präsenz?
Stimmen die Angebote und ist die Mitarbeiterschaft dem Konzept gegenüber offen eingestellt, so lässt sich durch Activity Based Working schnell eine motivierende Arbeitsatmosphäre schaffen – sichtbar an Teams, die gerne zusammenarbeiten und effektive Ergebnisse erzielen.
Arbeitsumgebung on demand
Activity Based Working ist per Definition mit dem On-Demand-Prinzip vergleichbar, das in anderen Bereichen längst gang und gäbe ist – ein Beispiel: Wer abends einen Film sehen möchte, richtet sich kaum noch nach den TV-Sendern, sondern wählt in Mediatheken oder bei Streaming-Diensten sein Programm selbst.
Übertragen auf ABW heißt das: Mitarbeiter richten sich nicht mehr nach dem Büro, sondern entscheiden individuell, wo sie welche Task ausführen möchten. Beim Activity Based Working Office Design stehen deshalb vier Tätigkeits-Typen im Vordergrund:
- Konzentration/fokussiertes Arbeiten
- Zusammenarbeit/kollaboratives Arbeiten
- Lernen
- Soziale Interaktion
Idealerweise sollten Arbeitgeber, die das ABW-Konzept umsetzen möchten, für jede dieser Kategorien ein individuelles Arbeitsumfeld schaffen. Ausschlaggebend dabei: technische Unabhängigkeit durch genügend vorhandene Anschlüsse, WLAN, Laptops und je nach Arbeitsform auch ein Smartphone.
Activity Based Working klingt nach einem sinnvollen Konzept für dein Büro? Wir von der bsk übernehmen die Büroplanung mit aktivitätsbezogenen Umgebungen und kümmern uns um die Umsetzung deiner modernen Arbeitswelt.
Activity Based Working: Vor- und Nachteile
Von Activity Based Working können die meisten Arbeitgeber heute profitieren: Junge Arbeitnehmer fordern geradezu ein Umdenken von festgesessenen Strukturen – im wahrsten Wortsinn. Zugleich gilt es aber, auch die vorherigen Generationen mitzunehmen.
Das gilt für die Führungsriege genauso wie für die Büroassistenz – ein Balanceakt, dem während des gesamten Prozesses ein hoher Stellenwert zugedacht werden sollte. Vor- und Nachteile sorgfältig abzuwägen und offen für kritische Reflexionen sowie Anliegen aller Beteiligten zu bleiben, ist daher mindestens so hoch zu priorisieren, wie die Wahl der richtigen Büroeinrichtung.
Vorteile von ABW
Selbstorganisation und effiziente Flächen:
Stimmen die Voraussetzungen, können Unternehmen viele Vorteile aus einer aktivitätsbasierten Bürolandschaft ziehen: Das flexible Arbeitsumfeld gibt Mitarbeitern mehr Freiheit zur Selbstorganisation und eröffnet die Möglichkeit, individuell nach Situation einen passenden Arbeitsort zu finden. Ergebnisse, die sich Unternehmen von dem Konzept versprechen können, sind:
- Produktivität, effiziente Arbeitsweise
- Höhere Qualität der Arbeit
- Vernetzte Arbeitsweise, die Innovationsfähigkeit in Gang setzt
Das Gefühl, geschätzt und respektiert zu werden – beispielsweise durch die freiheitliche Wahl des Arbeitsortes und eine ästhetisch ansprechende Umgebung aus hochwertigen Materialien – resultiert zudem in einer höheren Zufriedenheit im Team und einer besseren Mitarbeiterbindung. Als Merkmal für ein modern eingestelltes Unternehmen schlägt sich eine Bürogestaltung auf Basis von Activity Based Working in einer höheren Attraktivität als Arbeitgeber nieder.
Zudem profitieren insbesondere kreative Prozesse von Arbeitszonen, die beispielsweise Materialien bereitstellen, um Ideen auf Papier oder figurativ darzustellen. Auch ein kreatives Raumdesign hilft der Vorstellungskraft auf die Sprünge. Nicht zuletzt eröffnen sich durch die Neugestaltung von Büroflächen auch Möglichkeiten, diese zu optimieren. Ein weiterer für Unternehmen positiver Effekt durch ABW ist also langfristig die Einsparung von Betriebskosten.
Akustik und „Home-Base“: Hürden des Konzepts
Activity Based Working erfordert einen Wandel, der sich über die gesamte Unternehmenskultur und -struktur erstreckt. Besonders die Mitarbeiterschaft in traditionell eingestellten Firmen, die mitunter sehr an ihrem eigenen Schreibtisch hängen, sollte in einem solchen Fall gut begleitet werden: Schulungen und ein sensibler Umgang mit den Anliegen von einzelnen Mitarbeitern ist hier wichtig. Einzelgespräche, in denen Bedenken seitens der Belegschaft angehört und ernsthaft diskutiert werden, sind als begleitender Prozess bei der Umstellung auf ABW essenziell.
Entsprechend förderte Jan Gerard Hoendervanger, der an der niederländischen Hanze University of Applied Sciences zu Activity Based Working forscht, interessante Ergebnisse zutage. So wurde durch seine Untersuchung deutlich, dass ABW bisher nur eine Minderheit anspricht – und offene, moderne Bürokonzepte in vielen Fällen überschätzt würden.
Hingegen seien seitens eines Großteils der Mitarbeiterschaft stille und feste Arbeitsorte noch immer gefragt – eine sogenannte „Home-Base“ mit möglichst guter Akustik, wo sich konzentrationsfordernde Aufgaben in vertrauter Umgebung erledigen lassen. Durch gute Büroplanung mithilfe erfahrener Experten lässt sich dieses Bedürfnis aber auch mit einer aktivitätsbasierten Arbeitsumgebung vereinen.
Zudem ist der Datenschutz ein Aspekt, der Aufmerksamkeit einfordert: Die flexible Wahl des Arbeitsortes sollte durch entsprechende Konzepte abgesichert sein. Der Planungsaufwand auf technischer Seite ist daher nicht zu unterschätzen – und sollte auch finanziell mit einberechnet werden