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Im Jahr 2021 hat sich die VEDES AG, das Handelsunternehmen für Spiel, Freizeit und Familie aus Nürnberg, mit dem Wunsch nach neuen, modernen Arbeitswelten, an das Projekthaus Zukunft gewendet. Der verspielte Charakter des Unternehmens sollte in den Geschäftsräumen Einzug finden und ein modernes und einladendes Arbeitsumfeld schaffen. Diese Erfolgsgeschichte möchten wir nicht selbst erzählen, deshalb überlassen wir Thomas Heubeck das Wort. Er war für das Projekt verantwortlich und ist bei der VEDES AG für Business Development und Prozessmanagement zuständig. Durch seine Worte und die Zitate anderer Projektverantwortlicher möchten wir das Projekt lebendig werden lassen.
„Aufgrund der Corona-Pandemie haben wir bei der VEDES AG festgestellt, dass immer weniger Mitarbeiter bei uns vor Ort waren, da wir ihnen das mobile Arbeiten ermöglichen wollten. Als man damals durch die Unternehmensräume lief, war es in den bestehenden Flächen fast leer. Zudem war ein ausschlaggebender Faktor, dass unser Mietvertrag auslief und wir dadurch die Möglichkeit hatten, uns flächenmäßig komplett neu aufzustellen. Diese beiden Faktoren und die Tatsache, dass das mobile Arbeiten für uns zur neuen Arbeitswelt gehört, haben uns zu dem Entschluss geführt,eine neue Arbeitsumgebung zu erschaffen. So ist dieses Projekt ins Leben gerufen worden.“
„Im Vorfeld haben wir uns viele Anbieter angeschaut, uns dann allerdings bewusst für das Projekthaus Zukunft entschieden, weil dort all unsere Wünsche aus einer Hand abgedeckt wurden. Über die gesamte Projektdauer hat man gemerkt, dass diese Tatsache vieles erleichtert hat. Wir hatten einen festen Ansprechpartner.
Bei Abstimmungen zwischen Technik und Design wurde das meist untereinander geregelt. Dies war sicherlich auch ein Grund, warum dieses Projekt so gut gelaufen ist. Die Zeitschiene, welche ja von der Beauftragung bis zur Umsetzung sehr knapp war, wurde sehr gut abgestimmt. Wie in jedem anderen Projekt wird es irgendwo auch mal eng, das ist normal, aber wenn man einen Ansprechpartner hat, der immer erreichbar ist und sich kümmert, hilft das in solchen Situationen sehr. Es lief wirklich reibungslos“
Julia Graeber, Vorständin der VEDES Gruppe
Wie in jeder Erfolgsstory möchten wir unseren geschätzten Lesern auch in diesem Projekt die Möglichkeit geben, einen direkten Vergleich zu ziehen. Nachfolgend finden Sie die Vorher-Nachher-Bilder des VEDES Projekts.
„Ein solches Projekt hat natürlich mehrere Phasen. Als erstes mussten wir uns über den Standort an sich Gedanken machen, das stand zu Beginn noch nicht fest, da es flächenmäßig ein paar Fragezeichen gab. In Gesprächen mit unserem Vermieter hat sich allerdings relativ schnell herauskristallisiert, dass man eine geeignete Lösung findet und die VEDES AG auch weiterhin in der Beuthener Straße bleiben wird.
Die zweite Phase war die Suche nach einem Partner zur Umsetzung. Auch hier war sehr zügig klar, dass wir das Projekt gemeinsam mit der bsk umsetzen möchten.
Die dritte Phase war die Planungsphase. Natürlich haben wir uns intern Gedanken gemacht, wie die Fläche aussehen kann. Im Detail und in der Umsetzung wollten wir dies allerdings in die Hände von Experten geben. Somit hatten wir einen Partner, der uns von der Zielfindungsphase, über die Planungsphase bis hin zur letztendlichen Umsetzung begleitet hat. Eine nicht so einfache Aufgabe, da wir unsere Flächen drastisch optimieren mussten. Immerhin wurden zwei Stockwerke auf letztlich ein Stockwerk komprimiert.
Natürlich gab es während der Zeit auch Zweifel. In der Planungsphase gab es bereits Bedenken, dass es zu eng werden könnte. Uns war auf der einen Seite wichtig, einen großzügigen Marktplatz zu gestalten, der als Treffpunkt dienen sollte, auf der anderen Seite waren allerdings auch diverse Arbeitsplätze notwendig. Hier musste man also einen Mittelweg finden. Da war schon manchmal die Angst da, dass es nicht reichen könnte. Zumal die erste Überlegung war, unser komplettes Bestandsmobiliar zu nutzen, das allerdings sehr ausladend war, damit hätten wir es sicherlich nicht geschafft. Somit haben wir nur einen Teil unseres alten Mobiliars wieder eingeplant und den Rest durch Neues ersetzt. Ich glaube aber, die Mitarbeiter sind jetzt sehr dankbar, dass wir neue Tische haben, die auch höhenverstellbar sind. Das war die richtige Entscheidung. So sind die Bedenken, die wir hatten, relativ schnell ausgeräumt gewesen.“
Gab es Dinge, die Sie speziell für VEDES entwickeln mussten?
„In der Tat – obwohl es zugegebenermaßen keine Neuentwicklung, sondern eher eine kreative Zweckentfremdung eines schon am Markt verfügbaren Produktes war – zum Hintergrund: eine der Aufgabenstellungen war die komplette Neu-Elektrifizierung und Netzwerkverkabelung der neuen Arbeitswelten. Da zukunftssicher und mit maximaler Umbau-Flexibilität geplant werden sollte, brauchten wir eine Lösung, um jeden Punkt in der Fläche auch nachträglich mit Strom und Daten zu versorgen. Es bot sich als Installationsebene folgerichtig nur noch der Deckenbereich an, von dem aus wir vertikal und dann auf dem Boden horizontal alle potentiellen Standorte erreichen konnten. Und genau für den Knotenpunkt haben wir dann einen „Aufbewahrungsstein“ zu einem Kabelverteiler umfunktioniert. Die Farben der Boxen wurden dann passend zum Oberflächen- und Farbkonzept der einzelnen Bereiche ausgewählt. Funktional und spielerisch zugleich – eine Lösung, die sich produktbedingt und mit einem Augenzwinkern gerade bei diesem Kunden anbot.“
Wolfgang Vogler, techn. Innenarchitekt Hartmann plan werk
„Die positiven Reaktionen unserer Mitarbeiter auf die anstehenden Veränderungen war altersunabhängig. Es hat sich mehr an der Abteilung und der Funktion orientiert. Es gibt Bereiche, in denen offenes Arbeiten eher schwierig ist, da man sich konzentrieren oder viel mit Zahlen arbeiten muss. Da kommt man mit einer offenen Fläche vielleicht nicht so gut zurecht. Das haben wir aber bereits in der Planung berücksichtigt, sodass Abteilungen wie Personal oder Controlling abgeschlossene Bereiche erhalten, sodass es dort etwas ruhiger zugehen kann. Bei Bereichen wie Marketing, die vom Austausch leben und wo kreativ gearbeitet wird, sind offene Flächen dann angebrachter.“
„Die größte Herausforderung des Projekts war es, im Bestand zu bauen. Auf der zweiten Etage haben ja vorher bereits Kollegen gearbeitet. Unsere IT-Abteilung und unsere Personalabteilung waren dort untergebracht. In einem laufenden Betrieb einen Umbau zu machen ist sicherlich keine leichte Herausforderung. Dazu kam ein relativ enger Zeitplan, dessen Deadline durch das Ende des Mietvertrags für das 1.OG vorgegeben war. Nicht zuletzt gab es die spannende Frage, wie sich die Kolleginnen und Kollegen mit der neuen Situation zurechtfinden. Desk-Sharing wurde neu eingeführt und nun hatte nicht mehr jeder einen festen Arbeitsplatz mit Fotos, Pflanzen etc. Diese Umstellung ist sehr gut gemeistert worden. Man muss natürlich immer bedenken, dass das mobile Arbeiten eine zusätzliche Fläche darstellt, das hilft an der ein oder anderen Stelle.“
Wie hast Du die Zusammenarbeit mit den Zuständigen der VEDES AG empfunden?
„Ich würde behaupten, dass man sich von Anfang an auf Augenhöhe bewegt hat und zwar über alle Instanzen. Ob Vorstand, Innenarchitektin, Projektmanager oder Monteur. Es war wechselseitig eine sehr respektvolle und angenehme Zusammenarbeit. Was man an dieser Stelle noch erwähnen sollte: das Projekt hat letztendlich so reibungslos und gut funktioniert, weil auch die handelnden Akteure auf Seiten des Kunden höchst organisiert und strukturiert gearbeitet haben und einen großen Teil dazu beigetragen haben, dass man die zeitlichen Fristen einhalten konnte. Ein Projekt in dieser Größenordnung wird nur dann richtig gut, wenn man partnerschaftlich und miteinander an dem Ziel bzw. auf das Ziel hinarbeitet.“
Christian Haas, Projektmanager bsk büro + designhaus
„Mit den anwesenden Gewerken auf der Baustelle hatte ich stets ein gutes Gefühl, ein sehr gutes sogar. Es war spürbar, dass die Gewerke richtig Lust hatten , hier etwas zu machen. Darüber hinaus war das Team überaus motiviert und engagiert. Auch wenn es heiß war oder abends länger ging, war es beeindruckend zu sehen, wie die geplanten Tagesziele durchgezogen wurden. Man hat durchaus gemerkt, dass das Ziel, das Projekt pünktlich fertigzustellen, von den Handwerkern regelrecht verinnerlicht worden war und alle Parteien dementsprechend mitgezogen haben. Speziell das Montage-Team hat richtig Vollgas gegeben, als es Zeit für den Umzug und den Aufbau war. Das war richtig toll.“
Wie würden Sie das Zeitmanagement auf der Baustelle beschreiben?
„Grundsätzlich sind bei uns die Großprojekte ziemlich gut durchgedacht. Wir planen sehr großzügig mit den Monteuren und zusätzlich bin ich selbst häufig vor Ort, um die Lage zu beurteilen. So ist es mir möglich, bei Bedarf schneller Leute ab- oder hinzuzuziehen. Wir hatten im Dezember bereits die Termine für April geblockt. Dadurch war alles sehr flexibel.“
Waldemar Selenski, Leiter bsk Service & Logistik
„Tatsächlich gab es auch solche Momente. Sie kamen immer dann, wenn der Umzugstermin näher rückte und man durch die noch unfertigen Etagen ging, die bis wenige Tage vor dem Termin noch sprichwörtlich eine Baustelle waren. Da haben sich natürlich Gedanken eingeschlichen, ob das alles denn wirklich fertig werden kann. Die Kollegen des Projekthaus Zukunft haben dann beruhigend auf uns eingewirkt und uns die Fertigstellung zugesichert. Generell waren sie immer sehr gelassen, was uns wiederum selbst beruhigt hat.“
„Der Umbau war für mich eine so tolle Zeit – ich habe es wirklich genossen. Zusammen haben wir eine so schöne Umgebung gezaubert, die Wärme, Spaß und Freude vermittelt. Das gesamte Team der bsk, des Hartmann plan werks, Tool.z und wer noch alles dazu gehört sind alle ein wahrer Gewinn in Ihrer Branche. Wenn es nach mir ginge, würde ich glatt das nächste Projekt starten. Ich werde alle sehr vermissen.“
Bianca Rosenbauer, Standortdienste, VEDES AG
„Bei diesem Projekt gab es gar nicht diesen einen schönsten Moment. Da gab es tatsächlich mehrere. Es war zum Beispiel ein tolles Gefühl, das erste Mal den fertigen Marktplatz zu sehen. Natürlich haben wir in den verschiedenen Bauphasen schon festgestellt, dass das bestimmt gut aussehen wird. Es ist dann trotzdem nochmal etwas anderes, wenn alle Möbel stehen, alle Lampen montiert sind und die offene Decke fertig ist. Am Ende stand dort ein gelungenes und abgestimmtes Konzept vom Boden bis zum Licht.
Ein weiterer schöner Moment war das Erlebnis, wie viel Verständnis die Kolleginnen und Kollegen dafür hatten, dass es während der Bauphase auch mal lauter wird und wir Mitarbeiter:innen kurzfristig ins Home Office ausquartiert haben. Das hat jedoch nie ein Problem dargestellt, jeder hat mitgespielt und als die Umzugskartons schnell gepackt werden mussten, weil der Termin immer näher rückte, hat jeder von den Azubis bis zur IT mit angepackt und geholfen, sodass wir Anfang Mai wirklich wieder unser Tagesgeschäft aufnehmen konnten.“
Was war für Sie der schönste Moment dieses Projekts?
„Es gab viele. Aber der wirklich tollste Moment des Projekts war, als wir mit einer Delegation von anderen Kunden bei VEDES waren und der Vorstand, Herr Weniger, zu den Kunden sagte, dass alles, was man ihm versprochen hatte, erfüllt worden ist und darüber hinaus. Das hätten sie nicht glauben wollen, bis zu dem Zeitpunkt, als wir einen Monat vor der Frist alles fertig stellten. Die Bauzeit betrug weniger als 3 Monate, vom Entkernen bis zur Möblierung. Herr Weniger hat sich dort also in einer höchst persönlichen Form bei uns bedankt. Ein größeres Kompliment gibt es nicht, wenn ein Kunde vor anderen Kunden lobt. Und es war ein Kompliment, dass nicht nur an eine Person, sondern an die gesamte Teamleistung gerichtet war.“
Hans Hartmann, Geschäftsführer Hartmann plan werk
„Die Kommunikation mit dem Projekthaus Zukunft war immer partnerschaftlich und lösungsorientiert. In so einem Projekt hat man natürlich mal unterschiedliche Auffassungen und abweichende Meinungen. Da knirscht es auch mal oder es klappt etwas nicht so gut. In solchen Fällen ging es dann eigentlich nie darum, einen Schuldigen zu finden, sondern eine Lösung zu erarbeiten, mit dem Ziel, das Projekt umzusetzen. Das war klasse, einfach gut.“
Wie würden Sie das Projekt aus Ihrer Sicht beschreiben?
„Ich würde das Projekt als umfangreich und modern zusammenfassen. Der Grundriss ist verspielt, einzelne Komponenten, wie beispielsweise die Lego-Würfel als Kabelboxen, wirken im Einzelnen vielleicht ungewöhnlich, fügen sich allerdings absolut perfekt ins Endergebnis ein. Sowas ist natürlich nicht in jeder Firma vorstellbar, allerdings ist es ja genau die DNA des Kunden, die wir auf diese Weise versuchen, in der Einrichtung darzustellen.“
Carmen Fronz, Leitung Innendienst bsk büro + designhaus
