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Erfolgsgeschichte VR- Bank Mittelfranken Mitte eG

Auf einen Blick

Kunde: VR- Bank Mittelfranken Mitte eG
Standort: Rothenburg ob der Tauber
Projekt: Umbau & Sanierung
Projektumfang: 530 m²

VR-Bank Mittelfranken Mitte eG – Ein Projekt, das bisher keinem anderen von uns realisierten Projekt gleicht. 

Ausgangssituation

Sprengung – Planung: Neugestaltung – Realisierung – und das in nur kürzester Zeit!

Im April 2023 wurde die Hauptstelle der VR Bank in Rothenburg durch eine Sprengung erschüttert, wodurch drei Bargeldautomaten vollständig zerstört wurden und das Erdgeschoss der Bank schwerwiegende Schäden erlitt. Trotz dieses tragischen Vorfalls hat das Team der VR Bank nicht den Mut verloren, sondern vielmehr die Chance ergriffen, eine neue, zeitgemäße Hauptstelle zu gestalten, die sämtlichen Bedürfnissen und Ansprüchen ihrer Mitglieder und Kunden gerecht werden soll.

Diese schnelle Wiedererrichtung war daher von hoher Bedeutung, da die Hauptstelle in Rothenburg die am häufigsten besuchte Filiale im gesamten Geschäftsgebiet ist. Daher war es unumgänglich, dass die Filiale in diesem wichtigen Geschäftszentrum nicht nur einen Wiederaufbau, sondern eine umfassende Neugestaltung erfährt.

„Die Modernisierung der Hauptstelle Mittelfranken Mitte war nicht geplant, aber wir haben das Beste aus der Situation gemacht. Ich bin überzeugt, dass wir stärker, engagierter und motivierter aus dieser Herausforderung hervorgehen werden. Unsere Prämisse: Wenn wir das Gebäude sowieso ertüchtigen müssen, dann bringen wir es auf den neusten Stand. Unsere Botschaft lautet: „Wir sind wieder da.“

Dr. Gerhard Walther, Vorstandsvorsitzender VR-Bank Mittelfranken Mitte eG.

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Ablauf

Der erste Kontakt

Kurz nach der Sprengung zweier Automaten in der Geschäftsstelle in Rothenburg entstand das erste Gespräch zwischen der VR Bank und HARTMANN plan werk. Daraufhin begaben sich zwei Kollegen nach Rothenburg, um ein umfassendes Bild der Situation zu bekommen. Zunächst wurde der gesprengte Teil, welcher ein Drittel der Gesamtfläche ausmacht, genauer untersucht und anschließend beschlossen, das gesamte Erdgeschoss einer Neugestaltung zu unterziehen. 

Was wurde realisiert?

Nur 2 Wochen nach dem ersten Besuch entstand ein grobes Konzept, das direkt positiven Anklang bei den Betroffenen fand und somit zügig in die konkrete Planung eingestiegen werden konnte. Der Grundriss wurde neu sortiert und vom Konzept ging es dann zum Teil direkt in die Ausführungsplanung.  

Der Dialogbereich war während des Umbaus ständig in Betrieb, ist gewandert und musste schließlich in den Loungebereich ausgelagert werden. Dieser wurde dann auch erneuert, was bedeutete, dass viele Mitarbeiter nicht jederzeit wie gewünscht arbeiten konnten, da sie umsiedeln mussten. Die alten Flächen wurden zügig abgerissen und durch die neuen ersetzt. Aufgrund der Sommerferien verzögerten sich die  Lieferzeiten, und einige Materialien sind im letzten Moment angekommen oder mussten oft noch am selben Tag der Lieferung montiert werden. 

“Wir mussten neben unserer Planung auch dem GU Bau Pläne liefern und Informationen weiterleiten, was bauliche Maßnahmen, Oberflächengestaltung und technischen Ausbau betraf. Vorher gab es keine verwendbaren Grundrisspläne, weshalb wir alles erst neu erstellen und auch noch freigeben lassen mussten. Das musste alles relativ zügig und parallel vonstattengehen, um das Projekt innerhalb kürzester Zeit abwickeln zu können.”

Wolfgang Vogler, Innenarchitekt HARTMANN plan werk

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Prozessabläufe

Den Mitarbeitern vor Ort in Rothenburg war bewusst, dass sie vor einer herausfordernden Situation standen. Mit der vollständigen Zerstörung sämtlicher Bereiche im Erdgeschoss der Hauptstelle mussten die täglichen Arbeitsabläufe und Routinen der meisten Kollegen vollständig umgestaltet werden. Trotz dieser Tatsache war das vorrangige Ziel, den Mitgliedern und Kunden weiterhin den bestmöglichen Service zu bieten.
Mit herausragender Flexibilität, Motivation und Einsatzbereitschaft gingen die Mitarbeiter der VR Bank daran, diesen Prozess erfolgreich zu bewerkstelligen. Das Engagement war von Beginn an sehr hoch, weshalb den Kunden ein nahtloser Service geboten werden konnte.

Um sicherzustellen, dass die Bargeldversorgung und alle anderen Dienstleistungen weiterhin gewährleistet werden können, wurde in einer geschlossenen Filiale, 4 km von der Hauptstelle entfernt, eine temporäre Übergangslösung angeboten.

“Obwohl es anfangs schwer war, wurden wir in dieser Zeit tatkräftig unterstützt. Die Sparkasse hat unseren Kunden und Mitgliedern eine kostenlose Bargeldversorgung zur Verfügung gestellt. Auch bei uns vor Ort vor dem Hauptgebäude wurde schnell gehandelt und Containerlösungen geschaffen, damit wir wieder einen bedienten Service abbilden können.”  – Matthias Sperling, Leiter Retail-Filialen VR-Bank Mittelfranken Mitte eG.



Veränderung in der Art der Kommunikation

Die ehemaligen Einzelbüros der Mitarbeiter wurden in Teambüros umgewandelt, die sich in kürzester Zeit zu den Lieblingsplätzen der Kollegen entwickelten. Durch die Realisierung der Geschäftsstelle haben sich die Kommunikationskultur und die Kommunikationswege deutlich verbessert, was die Mitarbeiter sehr schätzen.  Der Austausch kann daher heute viel offener und transparenter vonstatten gehen. 

Auch die Kunden begrüßen die Präsenz der Mitarbeiter vor Ort am Schalter, da Fragen im Service direkt geklärt werden können. Die positive Resonanz der Kunden zeigt, dass die Geschäftsstelle durch ihre freundliche Gestaltung und den persönlichen Service vor Ort sehr gut ankommt.  

Rendering VS Reality

“Wir bedanken uns noch einmal für die erfolgreiche Zusammenarbeit, unter den erschwerten Bedingungen. Die Räumlichkeiten heute vermitteln eine offene und angenehme Atmosphäre, die zu konstruktiven Gesprächen einlädt. Die Mitglieder und Kunden erleben ein Gefühl des Wohlbefindens, da sie wieder im gewohnten, allerdings moderneren Umfeld sind. “

Matthias Sperling, Leiter Retail-Filialen VR-Bank Mittelfranken Mitte eG.

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Die verwendeten Fotografien verstärken das Gefühl der Verbundenheit, indem sie regionale Motive zeigen. Auch die Namensgebung der Räume nach regionalen Orten trägt dazu bei. Aus der Not entstanden, bieten die neuen Tugenden und Herausforderungen viele Möglichkeiten zur Weiterentwicklung.

“Wenn man nach dem typischen Bauablauf gehen würde, also wie man typischerweise ein Objekt von der Planung bis zur Realisierung strukturiert, dann hätte man das niemals in dieser Zeit geschafft. Wir haben für dieses Projekt speziell überlegt, wie man Schnittstellen reduzieren kann und wo man Vorarbeiten tätigen kann, um das in der Zeit überhaupt stemmen zu können.” –  Andreas Döhla, Geschäftsführer HARTMANN plan werk

“Aufgrund der bereits im Vorfeld tadellosen Zusammenarbeit mit hpw waren wir sehr zuversichtlich, dass das ganze Projekt tatsächlich erfolgreich abgewickelt werden kann. Unsere Mitarbeiter waren anfangs verunsichert, das hatte allerdings keine Auswirkungen auf unser Projektmanagement. Denn wir wollten das Beste aus der Situation machen und mit hoher Einsatzbereitschaft an die Sache herangehen. Deswegen setzen wir das große Vertrauen in die Effizienz und Expertise unserer Partner und unseres Teams mit Ihnen zusammen.“

Matthias Sperling, Leiter Retail-Filialen VR-Bank Mittelfranken Mitte eG

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Vorher vs. Nachher

Dank ausführlicher Baustellen-Dokumentation sind wir in der Lage, einen Vorher-Nachher-Vergleich sowie die Vorplanung zu präsentieren. Die unten dargestellten Bildern zeigen jeweils den rohen und den fertigen Zustand des Flurs, der Teeküche, des Treppenhauses und des Großraumbüros.

Vorher - Nachher

Herausforderungen:

Der zeitliche Aspekt und der Fakt, dass alles Schlag auf Schlag geschehen musste, war die größte Herausforderung.

“Im Bestand gibt es immer Ungewissheiten, die man nicht vorhersehen kann. Üblicherweise planen wir für solche Projekte immer eine Zeitspanne von 14 Wochen ein. Aufgrund von Verzögerungen im Bau und in den Lieferketten mussten wir jedoch in 7 Wochen realisieren.
Die Montage dabei so einzutakten, dass sich niemand auf den Füßen steht und dennoch innerhalb  der Zeit alles abzuwickeln, war definitiv eine Herausforderung. Allerdings gibt es in jedem Projekt Herausforderungen und auch diese konnten im Team gemeistert werden.” -Wolfgang Vogler, Innenarchitekt HARTMANN plan werk

Wir blicken positiv zurück

Trotz anfänglicher Bedenken war das Projekt rückblickend ein voller Erfolg. Da alles aus einer Hand geplant und realisiert wurde, konnten Fragen auf der Baustelle innerhalb eines kurzen Telefonats geklärt werden. 

Auch die Zusammenarbeit mit tool|z erleichterte den Prozess, weil alles parallel ablief und Freigaben von Farb- und Möbelkonzept schnell bestätigt werden konnten . Alle Infos mussten richtig zusammengeführt werden. Das war manchmal eine große Herausforderung, letztendlich haben wir es zum Funktionieren gebracht. 

“Wir möchten ebenfalls ein Dankeschön und ganz besonders Lob an die Auftraggeber aussprechen. Oftmals erfolgen in Projekten Freigaben zu spät, weshalb sich Projekte lange hinauszögern. Bei der VR-Bank Mittelfranken Mitte ging wirklich alles Schlag auf Schlag. Die  Vorarbeit von tool|z war ebenfalls so vertieft, dass sie als die perfekte Vorlage für das gesamte Projekt galt und wir super damit arbeiten konnten. Im großen und Ganzen verlief die Zusammenarbeit Hand in Hand und super partnerschaftlich”

 Andreas Döhla, Geschäftsführer HARTMANN plan werk

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